廃棄書類の遺失について

町職員が、保存年限が経過した個人情報を含む書類を焼却処分する過程で遺失した事案が発生しました。
このような事態を招き、多くの皆さまにご迷惑をおかけしたことを深くお詫び申し上げます。今後、このような事態が生じないよう、文書や書類の厳重かつ適正な管理および取扱いを徹底し、再発防止に努めてまいります。

12月22日の午後、職員が廃棄書類を焼却するため東浦町の東部知多クリーンセンターへ運搬する途中、幌付きトラックの荷台から書類を落下させていたことが、26日半田警察署からの連絡により判明しました。
26日に一般の方から半田警察署へ通報があり、半田警察署員の方に回収していただき、警察署で保管されていた書類を28日に受け取りました。
本町では、職員が直接書類を焼却処分場内へ投入する方法で行っており、書類の運搬の落下防止対策として、トラックの後ろを別の公用車で追走しておりました。しかし、信号の状況で追走できない区間が一部あり、その際に落下したものと考えられ、後続車も落下を確認することができないまま作業を終了してしまいました。

• 平成26年度から28年度の住民情報に関する書類 457枚（1,648人分）
• 今回の書類にマイナンバーの情報は含まれておりません
  

• 12月26日　半田警察署より落とした書類を保管している旨の連絡が役場にあり、職員が半田警察署へ確認に行った。確認後、職員は書類が見つかった場所周辺を捜索するとともに、町幹部へ一連の詳細について報告。再度、見つかった場所周辺を捜索し、1枚の関係書類を発見した。
• 12月27日　再度、捜索範囲を拡大して捜索するが、書類は発見できなかった。
• 12月28日　警察署から落とした書類が戻り、件数等を確認した。再度、職員を増やして捜索範囲をさらに拡大した結果、2枚の関係書類を確認した。現在も書類の捜索を行っている。
  住民から1枚の関係書類が届けられた。
  

現在のところ、本件に対する被害等の連絡はありません。

• 遺失書類の枚数等が確認できていないため、今後も捜索を行います。
• 再発防止のため、再度、文書や書類の管理や取扱いを徹底します。また、運搬車両に落下防止のための補強や、荷崩れが起きないように廃棄書類は段ボールなどに入れるなどを徹底します。
  

書類を発見された場合は、総務課庶務係までご連絡をお願いします。

この件に関して、役場から住民の方へ個別に問い合わせすることはありません。
不審な点がありましたら、役場まで問い合わせてください。