2　文書の処理は、すべて正確かつ迅速に行い、常にその処理経過を明らかにし、事務が能率的に運営されるようにしなければならない。

3　文書は、易しく分かりやすいようにすることを基本方針として作成しなければならない。

4　すべての文書は、上司の許可を受けなければ、これを関係者以外の者に示し、内容を告げ、その写しを与え、又は庁外へ持ち出してはならない。

2　文書整理担当者は、各課の職員のうちから、当該課の課長が命ずる。

3　課長は、文書整理担当者を任命したとき、又は異動があつたときは、総務課長に報告しなければならない。

4　文書整理担当者は、課長の指示を受けて、当該各課における次に掲げる事務を処理する。

2　電子文書取扱主任は、総務課庶務係長をもつて充てる。

2　庶務係に次の簿冊を備える。

2　文書整理番号(以下「番号」という。)は、各記号ごとに、毎年1月1日に始まり、12月31日に終わる。ただし、同一事案に属する往復文書は、特に総務課長において必要と認めたものを除き、完結するまで同一番号を用いる。

3　条例、規則、告示、訓令、訓及び内訓の文書は、文書処理の年度に従い、総務課において毎年それぞれ順位番号をつけ、令達番号簿に記載しなければならない。

2　各課において直接に受領した文書又は職員が出張先等において受領した文書は、速やかに庶務係に回付しなければならない。

3　勤務時間外に到着した文書は、阿久比町職員服務規程(昭和53年阿久比町訓令第2号)の定めるところにより、緊急の処理を必要とするものを除き、すべて庶務係に引き継がなければならない。

4　料金の未納又は不足の文書は、総務課長が必要と認めるものに限りその料金を支払い、収受することができる。

2　主務課において電子文書を受信したときは、その内容を速やかに用紙に出力しなければならない。

3　前項の規定により電子文書が出力された用紙は、収受した文書として取り扱うこととする。

2　前項の規定により整理を要する文書は、当該文書の余白に収受日付印(様式第6)を押印するとともに、課別に分類し、記号及び番号を記入し、文書収発簿に収受年月日、件名、記号、番号、名あて人、発信人(発信記号及び発信番号)その他必要な事項を記載しなければならない。

3　軽易文書は、当該文書の余白に、収受日付印を押印した後、課別に分類しなければならない。

4　秘密文書は、開封せず、封皮の余白に、収受日付印及び「秘」印を押印し、課別に分類して、記号及び番号を記入し、文書収発簿に収受年月日、記号、番号、名あて人、発信人、秘密文書である旨の表示その他必要な事項を記載しなければならない。

5　通貨、金券及び物品を添付した文書は、前2項の規定による取扱いのほか、その文書の欄外に「通貨、金券添付」又は「物品添付」の朱印を押し、軽易な文書を除き、文書収発簿にその旨表示しておかなければならない。

6　不服申立書、当該承諾書その他到着の日時が権利の得失に関係のあるものは、収受日付印に、到着日時を明記するとともに、文書収発簿に到着の日時を記載しなければならない。

2　軽易文書は、主務課の文書整理担当者に交付しなければならない。

3　秘密文書は、「親展」表示のあるものは名あて人、その他のものは主務課長に直接交付し、文書収発簿に受領印を徴さなければならない。

4　文書に添付された通貨又は金券は、金券等配布簿にこれらが添付されていた文書の記号及び番号並びに通貨、金券の別及び金額を記入したうえ、会計管理者に交付し、受領印を徴さなければならない。

5　文書に添付された物品は、物品配布簿に、これが添付されていた文書の記号及び番号並びに物品の種類又は品目及び数量を記入したうえ、会計管理者又は文書整理担当者に交付し、受領印を徴さなければならない。

6　数課に関係のある文書又は物品は、最も関係の深いと認められる課に配布しなければならない。

7　他の課に配布すべきものと認められる文書又は物品の配布を受けた課の課長又は文書整理担当者は、速やかに、当該文書又は物品を庶務係に返納するとともに、文書配布に関する簿冊の受領印のまつ消を求めるものとし、庶務係は、その旨を記入のうえ、速やかに当該受領印をまつ消し、更に配布の手続をとらなければならない。この場合において、当該文書の記号及び番号を改める必要があるときは、庶務係においてその手続を行い、併せて、文書収発簿についても、必要な整理をしなければならない。

2　重要又は異例の文書については、その処理に先立つて、町長又は副町長の指示を受けなければならない。

3　配布された文書中、他の課に関係のあるものは、処理に先立つて、関係各課に合議しなくてはならない。

2　起案は、口語体及び当用漢字並びに現代かなづかいを用い、文章は、平明簡易、字画は、明瞭にしなければならない。

3　電報案は、特に簡明を旨とし、案文にふりがなをつけ、余白に総字数を記入しなければならない。

4　内容の不備等により差出人に返付を要する文書は、その理由を符せん用紙に記入し、主務課長が押印したうえ、庶務係に返付し、庶務係において、その旨を文書収発簿に記載した後、差出人に返付する。

2　機密を要するものは、右上欄外に「秘」の朱印を押し、機密の保持に留意しなければならない。

3　発送文書中特に発送の日付を指定しようとするものについては、起案書の施行の欄にその旨を明記しなければならない。

2　課長は、案を審査し、必要と認めるときは、訂正若しくは再起案を命じ、又は自ら訂正したうえ、専決事項に属するものは決裁し、その他のものは部長及び副町長を経て町長に提出する。

3　他の課に関係のあるものは、部長に提出するに先立つて、関係課に合議する。

4　合議を受けた関係課において、異議があるときは、速やかに主務課と協議し、協議が整つたときは、主務課において訂正又は再起案をする。協議が整わないときは、異議のある課において、異議の要旨を記載した紙片を添付して、主務課に返付する。この場合においては、主務課は、上司の指示を受けなければならない。

5　町長、副町長又は部長は、必要と認めるものは、主務課に対して、案の訂正又は再起案を命じ、その他のものは町長が決裁する。

6　回議又は合議を受けた者は、起案用紙に記載された所定欄に認印を押し、又は署名することにより表示しなければならない。

7　起案書を訂正する場合においては、訂正者は、訂正箇所に押印するとともに、必要な事項を記載しておかなければならない。

2　浄書は、かい書体を用いる。

3　浄書は、原則として決裁の終わつた日に行わなければならない。

4　文書の日付は、特に指定されたものを除き、決裁の日によらなければならない。ただし、施行を要する文書にあつては、施行の日による。

5　浄書した文書は、厳密に校合しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、次に掲げる文書については、公印の押印を省略することができる。

2　施行文書に電子署名を受けようとする者は、電子署名を付与する文書に係る決定書を添えて電子文書取扱主任に提出し、電子署名を付与することを請求するものとする。

3　電子文書取扱主任は、前項の規定による請求を受けたときは、電子署名を付与すべき文書を当該文書に係る決定書と照合審査し、相違がないことを確認して電子署名を付与するものとする。

4　第1項の電子署名を付与するために必要な鍵情報の発行については、別に定める。

2　前項の規定にかかわらず、台帳、原簿類等で継続的に各課室に備え置いて用いることを目的とする文書(以下「常用文書」という。)については、課長の指示による。

3　課長は、第1項の規定により保存する文書について、保存文書目録(様式第11)を作成しなければならない。

2　文書の保存年限は、当該事案の処理が完結した日の属する年度(常用文書については、当該使用期間の終了した年度)の翌年度の初日から起算する。

2　文書の分類基準は、別表第2のとおりとする。

2　保存期間の満了した文書であつても、主務課長が必要と認めるときは、更に期間を定めて保存することができる。

2　借覧した文書は、転貸し、又は庁外へ持ち出してはならない。ただし、主務課長の承認を受けたときは、この限りでない。

(施行期日)

1　この訓令は、昭和53年4月1日から施行する。

(様式の経過措置)

2　この訓令の施行の際、現に作成されている起案用紙は、この訓令の規定にかかわらず、当分の間、使用することができる。

この訓令は、昭和60年4月1日から施行する。

この訓令は、平成2年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成5年4月1日から施行する。

1　この訓令は、平成6年4月1日から施行する。

2　この訓令の施行の際、現に改正前の規程の規定に基づいて作成されている諸用紙は、改正後の規程の規定にかかわらず、当分の間、使用することができる。

(施行期日)

1　この訓令は、平成12年4月1日から施行する。

(様式の経過措置)

2　この訓令の施行の際、現に改正前の規程の規定に基づいて作成されている諸用紙は、改正後の規定にかかわらず、当分の間、使用することができる。

(阿久比町公印取扱規程の一部改正)

3　阿久比町公印取扱規程(昭和54年阿久比町訓令第2号)の一部を次のように改正する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この規程は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、平成31年4月1日から施行する。

この規程は、公布の日から施行し、令和元年7月1日から適用する。